همانطور که می دانیم امروزه صنعت ساخت و ساز با شرایط سخت اقتصادی مواجه است؛ برای همین باید بر روی ردیابی و مدیریت فرآیند فروش تمرکز بیشتری نمود. شرکت ها به این نتیجه رسیده اند که راه های سنتی پاسخگوی نیازهای کسب و کار آن ها در بازار امروز نیستند. شرکت های ساختمانی به طور سنتی بر روی نرم افزارهایی سرمایه گذاری کرده اند تا مدیریت پروژه و هزینه ها را انجام دهند. درست است که این صنعت به لحاظ تاریخی خود را با نرم افزار CRM وفق نداده است، اما زمان تغییر فرا رسیده است و شرکت ها خود را برای آن آماده کرده اند.
در پاسخ به چالش های پیش رو برای کسب و کارهای جدید، شرکت ها در حال حاضر به بررسی و سرمایه گذاری بر روی ابزارهای بهتر برای مدیریت روند فروش خود هستند. اما هنوز بر سر اینکه چرا CRM برای صنعت ساخت و ساز مهم است برای خیلی ها شک و شبهه وجود دارد. این مقاله به بررسی مفهوم CRM و اینکه چگونه می تواند تاثیر فوری روی توانایی پیمانکار بگذارد تا در معاملات خود موفق باشد، می پردازد.
مدیریت ارتباط با مشتری یا همانCRM یک مفهوم گسترده است که شرکت های نرم افزاری برای مدیریت مشتریان و توسعه کسب و کارها طراحی کرده اند. خیلی از شرکت های ساختمانی به صورت دستی این کار را انجام می دهند و یا توسط نرم افزار اکسل یا Outlook به ثبت اطلاعات می پردازند. با رشد و بلوغ نرم افزار های CRM راه های پیشرفته بیشتری برای ردیابی مشتریان و چرخه فروش وجود دارد که برای تقریبا تمام شرکت ها استفاده از این فناوری را مقرون به صرفه ساخته است.
ردیابی فروش در دست
برای پیمانکاران تمرکز بر پروژه هایی که شانس بیشتری در برنده شدن در مناقصه دارند بسیار مهم است. چرا که متاسفانه خیلی از اوقات زمان و انرژی زیادی صرف پروژه ها با شانس موفقیت پایین می کنند که احتمال برنده شدن را کاهش می دهد و از طرفی نسبت به فرصت هایی با شانس موفقیت بالا غافل می شوند.
در صورت استفاده درست، نرم افزار CRM کمک می کند تا موارد زیر را برای هر پروژه بتوان مدیریت کرد و در این صورت است پیمانکاران موفق می شوند منابع محدودشان را صرف پروژه هایی که شانس موفقیت بالا دارند تمرکز کنند.
- در مناقصه ی کدام پروژه ها شرکت کردیم؟
- هر پروژه در کدام مرحله از فروش قرار دارد؟
- زمان هر مناقصه چه زمانی است؟
- آخرین فعالیتی که مرتبط با پروژه انجام شده است چیست؟
با استاندارد کردن فرآیند فروش و ردیابی اطلاعات کلیدی و تاریخچه مشتریان، نرم افزار CRM به طور قابل توجهی شانس برنده شدن یک پروژه را افزایش می دهد. برای دستیابی به این هدف، باید از اجزای مهم نرم افزار CRM که در ادامه بحث می کنیم استفاده کرد:
حساب ها
نرم افزار CRM به شرکت ها این امکان را می دهد تا اطلاعات مربوط به مشتریان خود را در یک محل خاص وارد کنند. از این مهم تر، هرکدام از این مشتریان با توجه به نوع رابطه ای که با آن ها داریم می توانند دسته بندی شوند. به طور مثال می توانند به مشتریان قدیمی و جدید تقسیم شوند. باید به این نکته توجه کرد که CRM فقط برای پیگیری مشتریان نیست بلکه به تمام اعضایی که در چرخه فروش نقش دارند تعمیم می یابد. پیمانکاران فرعی، بانک ها، پیمانکاران عمومی، رقبا همگی می توانند وارد CRM شوند تا کارمندان در فرآیندهای فروش به سرعت به تمامی جزئیات مربوط به یک شرکت خاص، قراردادها، مزایده ها و … دسترسی داشته باشند.
نتیجه نهایی این است که شرکت ها با استفاده از نرم افزار CRM کسب و کار خود را مدیریت می کنند.
افراد
برای هر حسابی، تعداد نامحدودی از افراد وجود دارند که در طول فرآیند فروش با آن ها مرتبط می شویم. به طور مثال مرتبط با یک شرکت که مشتری ما محسوب می شود، قطعا با افرادی مانند مسئول فروش، مدیر مالی و … مرتبط خواهیم شد که باید اطلاعات هریک در نرم افزار ثبت شود. این کار باعث می شود تا پراکندگی اطلاعات کاهش یابد و تمامی اطلاعات به صورت یکپارچه و مرتبط با هر مشتری در سیستم ثبت شود.
فرصت
زمانی که یک پروژه به عنوان یک پروژه مناسب برای مناقصه پیشنهاد می شود، در نرم افزار CRM یک فرصت ثبت می شود تا تمام اطلاعات مربوط به مناقصه پیگیری شود. هر فرصت شامل اطلاعات کلیدی زیر است:
- نام فرصت
- ارزش قرارداد
- زمان مناقصه
- نوع ساخت و ساز
- بخش بازار
- مرحله فروش
- فعالیت ها
- افرادی که در پروژه نقش دارند مانند معمار، پیمانکار و …
هر فرصت امکان دستیابی سریع و آسان به تمام اطلاعات مربوط به مناقصه را در اختیار پیمانکار قرار می دهد. به تیم های مدیریت این امکان را می دهد تا برای هر پروژه مسئول تعیین شود تا پیگیری تمام کارهای مربوط به آن راحت تر صورت گیرد.
مرحله فروش
نرم افزار CRM کمک می کند تا مراحل فروش استاندارد شوند. تعریف فرآیند های فروش برای هر فرصت این اجازه را می دهد وضعیت هر پروژه در هر مرحله از فروش قابل ردیابی باشد. مراحل فروش معمول برای ساخت و ساز به شرح زیر است:
- ارزیابی: شناخت دامنه، زمانبندی و تصمیم گیرندگان
- مناقصه: گرفتن قیمت گذاری
- تهیه پروپوزال: ایجاد یک برآورد قیمت کارهایی که انجام می شود.
- مذاکره: نهایی کردن قراردادها
- بستن فروش: فروش موفق
چرخه فروش همچنین کمک می کند تا وظایف و فعالیت هایی که در هر فاز پروژه لازم است انجام شود به راحتی تعریف شود. از طریق نمای فروش در دست مدیران می توانند در یک نگاه تمام کارهای مربوط به هر پروژه را به تفکیک مرحله فروش و به تفکیک هر کاربر مدیریت کنند. بعضی از نرم افزارهای CRM از جریان کار برای اتوماتیک کردن فرآیندهای فروش استفاده می کنند تا به طور مثال هرگاه یک فرصت ایجاد می شود، یک تماس یا وظیفه به طور خودکار ایجاد شود. جریان های کار به کاهش بار تیم فروش کمک زیادی می کنند.
خلاصه
نرم افزارهای CRM به عنوان راه حل جدید برای صنعت ساخت و ساز برای مدیریت کردن کارهای فروش و ردیابی مشتریان استفاده می شوند. مزایای استاندارد کردن فرآیند فروش یک شرکت و ایجاد یک بینش به تمام جنبه های فرآیند مناقصه باعث می شود تا سرعت نرخ بازگشت سرمایه افزایش یابد. شرکت هایی که به دنبال موفقیت بیشتر در مناقصه ها و معاملات فروش هستند باید به طور جدی نرم افزار CRM را به عنوان یک راه حل استراتژیک در زمینه فناوری اطلاعات در نظر بگیرند.